Démarrer sa base de données OrthoWave

20 Fév 2010

Vous avez entendu parler d’OrthoWave ? Vous avez testé, soupesé, comparé, évalué les différents logiciels de suivi et d’analyse des prothèses articulaires, et votre choix se porte sur OrthoWave. Bravo et merci de la confiance que vous nous témoignez… Bienvenue au Club!

Sur le plan pratique, beaucoup de nos futurs utilisateurs se demandent comment réaliser l’acquisition du logiciel, et lorsqu’ils ont reçu les codes d’accès de leur future base de données en tant qu’Administrateur, se trouvent un peu perdus au moment de paramétrer leur base de données…

Nous avons donc réalisé ces deux tutoriels, dédiés pour le premier aux modalités d’achat en ligne de la suite OrthoWave, et pour le second du paramétrage de votre future base de données, maintenant que vous en êtes l’Administrateur. Bien évidemment, si vous recevez un code d’accès en tant qu’Utilisateur d’une base de données existante, vous n’avez pas à effectuer ce paramétrage, simplement à vous mettre en contact avec votre “Administrateur Local”… Mais rien ne vous empêche de consulter tout de même ce tutoriel. Après tout, vous aurez peut-être envie bientôt de gérer votre propre base de données ?

1 – Commander en ligne OrthoWave

Ce premier tutoriel explique comment à partir du site www.orthowave.net créer votre compte personnel OW, puis vous rendre sur l’espace de vente d’OrthoWave… Il vous faut choisir le nombre de chirurgiens qui vont entrer leurs patients dans la future base de données, ce qui conditionne en fait le prix de la suite logicielle.

A noter que la définition de ce qu’est un chirurgien est importante dans la structure d’OrthoWave… Le “Chirurgien” est celui dont les patients appartiennent à la base de données (BDD), qu’il soit ou non “l’Opérateur”. En effet, l’Opérateur est celui qui a pratiqué l’intervention, et en général opérateur et chirurgien sont la même personne. Mais dans certains cas, et notamment à l’Hôpital, l’Opérateur peut être un Interne, ou un Chef de Clinique, ou encore un Attaché, dont le passage dans le Service ne dure que quelques années, alors que le suivi des patients par principe reste attaché au Service lui-même… Dans ce cas, il apparaît logique d’indiquer en tant qu’Opérateur celui qui effectivement réalise le geste opératoire, mais dont l’Arthroplastie reste liée au nom du Chirurgien Chef de Service, ou Agrégé, ou PH, sous l’autorité duquel l’intervention est pratiquée. Ainsi en pratique, il est logique de prévoir lors de la commande du logiciel le nombre de chirurgiens qui en pratique vont gérer les interventions des Patients qui leur seront rattachés tout au long du suivi clinique. Du reste, du point de vue de la confidentialité, il faut souligner qu’un Utilisateur “lié” à tel ou tel Chirurgien, ne pourra accéder qu’aux fiches du ou des chirurgiens considérés. De manière schématique, tous les patients de la base vont se trouver regroupés en fonction du nom de leur chirurgien, et il est donc nécessaire de différencier les chirurgiens pour limiter l’accès aux seules fiches qui lui sont rattachées.

Par contre, le nombre d’Utilisateurs de la BDD n’est pas limité, et ces différents utilisateurs pourront être “liés” à un ou plusieurs chirurgiens de la BDD, et donc avoir accès à ses (ou leurs) fiches Patients, selon les différents droits accordés par l’Administrateur (pleins droits ou lecture seule, en mode anonymisé ou non).

Une fois le choix du nombre de Chirurgiens effectué, et le type de base précisé (Bases “régulière” ou “scientifique anonymisée”), il est indispensable de lire et cocher la case d’agrément successivement du “contrat de licence d’Utilisateur Final”, de “l’engagement de confidentialité”, en tant qu’administrateur d’une base de données de santé”, et enfin des “conditions générales de vente”. Le règlement peut être effectué soit en ligne par paiement sécurisé en ligne, soit par virement ou chèque bancaire, après avoir indiqué les coordonnées de facturation.

Une fois l’enregistrement validé, votre base de données sera créée, et vous en recevrez par mail les codes d’accès en tant qu’Administrateur… Il vous suffira alors de paramétrer votre base de données!

2 – Paramétrer sa base de données OrthoWave

Le paramétrage de le BDD commence par l’enregistrement des chirurgiens, opérateurs et évaluateurs du staff médical. Outre le nom et le prénom, un pseudo doit être lié à chaque nom pour préserver l’anonymat éventuel lors de l’envoi des fiches vers les bases scientifiques partagées SDB. Il est ensuite nécessaire de saisir les coordonnées de chaque établissement hospitalier.

La création des comptes Utilisateurs est ensuite nécessaire pour définir qui pourra être agréé pour entrer dans la BDD et visualiser les fiches patients, selon trois niveaux de droits (pleins droits, lecture seule anonymisée ou non). Chaque utilisateur devra ensuite être “lié” à un ou plusieurs chirurgiens, et ne pourra ensuite visualiser que les fiches des patients attachés à ce ou ces chirurgiens. Ce système est très souple et dynamique, et demeure sous le contrôle de l’Administrateur.

Une autre étape importante consiste à “customiser” sa base, en choisissant les divers éléments spécifiques à cette base de données “locale”. Il s’agit en premier lieu de sélectionner les composants articulaires, pour l’arthroplastie de hanche et de genou, en créant une liste “locale” d’implants soit à partir de la liste d’implants proposés au niveau de la liste “globale”, soit en ajoutant ses propres implants s’ils n’existent pas déjà dans le catalogue d’implants proposé à partir de cette liste “globale”… Seuls les implants retenus pour créer la liste “locale” seront affichés lors de la saisie des données à partir de la section “Utilisateur”…

Les mêmes procédures de choix à partir d’items proposés dans la liste “globale” auxquels peuvent s’ajouter des items “locaux” s’appliquent pour la création des mots clés des modules Hanche et Genou, à savoir cinq catégories de mots clés: Patients, Images, Antécédents, Complications, et Procédures additionnelles… Il est également possible à partir de ce menu de paramétrer les items par défaut des fenêtres de comptes rendus opératoires Hanche et Genou, et également de paramétrer directement 200 champs “personnalisés” (soit 50 items et 50 évaluations paramétrables pour la hanche et autant pour le genou), et ceci sans aucune programmation particulière, les items ainsi constitués se trouvant directement liés à la fois à la recherche multicritères, aux exports et aux statistiques…

Il faudra ensuite à partir du menu “Customisation”, choisir les évaluations qui seront affichées dans les fenêtres de la section Utilisateur, évaluations choisies à partir des scores et questionnaires proposés par OrthoWave. Si l’on utilise que le PMA et le HHS pour la hanche, ce n’est pas la peine d’afficher le SF12, le WOMAC, l’Oxford et le HOOS!… Cette fenêtre permet également de sélectionner certaines options d’affichage des bulles d’aide, d’unités de mensure et autres paramètres spécifiques à la base de donnée.

Le “Log” du menu “Outils” n’est pas à paramétrer… il s’agit du système de traçabilité qui va tout au long de l’utilisation future de la base, garder de manière automatique et non modifiable la trace horodatée de toutes les actions de création, importation d’images, modification de fiches avec mention de l’utilisateur et des conditions d’accès aux différentes fiches.

Au final, ces deux tutoriels devraient permettre une prise en main plus facile de chaque nouvelle base de données par son Administrateur… En cas de difficultés ou de questions, il est naturellement possible (et recommandé) d’alerter la hot line par téléphone (0033321531949), email à l’adresse info@orthowave.net, ou naturellement via la section “contact” du site www.orthowave.net

A bientôt donc pour la mise en route de votre base… Croyez que nous ferons toujours le maximum pour que cet outil vous soit bientôt tout-à-fait familier, pour vous et l’ensemble de votre équipe!…