Très régulièrement, les utilisateurs d’OrthoWave possèdent déjà des fichiers d’état-civil de dizaines, voir centaines de leurs patients, incluant nom, prénom, date de naissance, poids, taille, adresse, ainsi que des notes en texte libre, généralement exportés à partir d’autres logiciels de bureautique en format texte TXT récupérés sous Excel…
Resaisir toutes ces données fiche par fiche dans OrthoWave est naturellement fastidieux et inutile, puisque l’une des fonctionnalités d’OrthoWave est justement d’importer automatiquement les données de tous ces patients, qui se retrouveront donc insérés dans la base de données OW selon une procédure très simple et quasi immédiate grâce à un transfert via Microsoft Excel…
1 – Première étape: Ouvrir le modèle <template-demographic.xls> pour l’enregistrer sur le disque dur et le modifier en ajoutant les fiches patients à importer…
Cliquer sur l’icône disquette avec flèche rouge de la fenêtre “Import Données d’Etat-Civil”. Le fichier “template-demographic.xls” apparaît dans le browser, l’enregistrer n’importe où sur le disque dur (simplement se souvenir de l’endroit où il a été sauvegardé!)
Puis ouvrir ce fichier Excel à partir de l’endroit où il a été sauvegardé. Le document Excel s’ouvre, comprenant tous les items de la fenêtre “Etat Civil” des fiches patients d’OrthoWave. Surtout ne pas modifier le nom des têtes de colonnes, ni ajouter des colonnes ou les intervertir +++
Il est alors possible soit de saisir manuellement les paramètres d’état civil de chaque patient à importer, soit de préparer d’abord son fichier issu des données exportées de l’ancien fichier, de manière à ce que les colonnes coïncident exactement, et en reprenant le format indiqué dans les têtes de colonnes du modèle Excel, pour effecteur un “copier/coller” à l’intérieur du modèle, lequel se trouvera alors directement utilisable…
Sauvegarder ce fichier à importer en lui conservant son nom d’origine “template-demographic”, mais sous le format CSV (et non plus xsl) +++, en se souvenant de l’endroit où il a été enregistré… Fermer Excel.
A noter qu’Excel n’aime pas trop que l’on enregistre des fichiers sous des formats différents de son format natif, plusieurs messages vont donc s’ouvrir pour prévenir de ceci et de cela… toujours répondre “oui” ou “OK” selon les cas…
2- Deuxième étape: Importer le fichier CSV contenant les données d’état civil des patients
Cliquer sur l’icône “disquette et flèche bleue” de la fenêtre “Import d’Etat-Civil”, repérer l’endroit où ce fichier csv a été sauvegardé à partir du browser, et l’ouvrir. Les données sont affichées dans le tableau de la fenêtre d’Import OW
3 – Troisième étape: Sélectionner les patients à importer à partir de la liste
Il est possible soit de choisir les patients à importer en cochant la case correspondante, et de cliquer ensuite sur “Importer la sélection”, soit d’effectuer en bloc l’import de la totalité des patients de la liste. A noter qu’en cas de doublon, un message préviendra que tel ou tel patient existe déjà dans le répertoire existant, et demandera de confirmer ou non le remplacement…
Les patients importés sont à présent ajoutés au répertoire “Patients”. L’ouverture de chacune de ces fiches permettra de confirmer que toutes les données d’état-civil ont bien été importées.
Au total, il s’agit d’une procédure aisée, efficace et pratiquement immédiate. Se souvenir toutefois qu’il ne faut pas changer la disposition ou le contenu des colonnes du modèle, et qu’il faut l’enregistrer sans changer le nom au format csv…