Les documents créés avec OrthoWave peuvent concerner tout type de textes récupérant des données de fiches Patient, pour diffusion ou conservation. Il s’agit en effet soit de documents de synthèse, comptes-rendus opératoires ou résumés d’hospitalisation, ou de courriers tels que lettres aux médecins ou procédures de reconvocation.
De manière globale toutes les variables d’OrthoWave peuvent être insérées dans un modèle servant ensuite de “matrice” pour les documents relatifs à chaque fiche patient. Il y aura donc deux étapes successives: la première consiste à établir à partir de Microsoft Word ces modèles dits “templates”, la seconde à incorporer une fois pour toutes ces modèles dans la base de données. Par la suite le document en question s’affichera dans la liste et pourra être utilisé à tout moment, qu’il s’agisse d’un document à attacher à une fiche patient en particulier, ou lors de procédures de reconvocation à titre de mailing.
Cette création de documents est présentée sous trois tutoriels successifs:
1. Liaison de la base de données OW6 à Microsoft Word (gestion des extensions .doc et .rtf)
2. Création et édition du modèle avec insertion des variables souhaitées
3. Incorporation de ce modèle dans la base de données, et création des documents pour un patient donné
1 – Liaison avec les applications externes, dont Microsoft Office (tutoriel n°1)
Cette liaison nécessite pour chaque base de données OrthoWave de localiser le programme Microsoft Office (2003-2007, ou 2007) situé sur le disque dur de l’utilisateur, et variable selon les cas et la version de MS Word utilisée…
La liaison avec la fenêtre des extensions s’obtient via le module “Utilisateur” à partir de l’item “OUTILS” de la barre de menu. Cliquer sur “Définition des documents externes” pour ouvrir la “liste des documents externes”.
Il faudra effectuer de principe la connexion avec les extensions *.doc pour la lecture du fichier de départ, et ensuite de l’extension *.rtf (rich text format) qui correspond au format de stockage des modèles et des documents… (Ce format .rtf est ensuite accessible à la totalité des logiciels de traitement de texte…).
Taper d’abord “doc” (sans le “.” qui précède habituellement) dans le champ “extension”, sinon double cliquer sur la ligne “doc” si elle a déjà été entrée avec un autre chemin d’accès… Ensuite, cliquer sur le bouton “Parcourir” pour ouvrir le browser de votre disque dur… Une fois localisé votre application “WINWORD.EXE”, cliquer sur “Select”… Le chemin d’accès apparaît à présent dans le champ “Chemin d’accès”. Valider à l’aide du bouton “Nouveau” (ou “modifier” si la ligne existait déjà et que vous l’avez simplement modifiée).
A noter que si vous utilisez MS Office 2007, il est possible en complément d’ajouter selon la même procédure l’extension .docx. Cependant, et ce dans tous les cas, l’extension .doc demeure indispensable pour ouvrir le document de départ même à partir de la version 2007 d’Office +++
Procédez de même avec l’extension “rtf” à entrer dans le champ “Extension”, avec définition du chemin d’accès vers “WINWORD.EXE”, et validation. Ce format RTF (Rich Text Format) est le format utilisé par différents programmes pour partager des fichiers en format texte.
Tout est prêt pour la création de modèles… Il est possible de fermer la fenêtre… A noter que cette procédure est valable pour la totalités des extensions correspondant aux différents “documents”, qu’il s’agisse de feuilles de calcul (.xls or .xslx), de diaporamas (.ppt or pptx), de textes (.pdf), d’images (.bmp, jpg, etc…) ou tout autre extension d’applications à “connecter” avec OrthoWave.
2 – Création et édition des modèles à partir de MS Word: (tutoriel n°2)
Cet accès au fichier de création s’effectue à partir de l’item “Editer Templates” de la page d’accueil du module “utilisateur”…
Si le chemin d’accès vers Microsoft Word a été au préalable correctement défini dans la fenêtre des extensions, le clic sur le bouton “Editer Template” ouvre automatiquement le fichier “DocToInsert_tmp.doc”, avec la mention <OW6DOCUMENTTEMPLATE> …
Il est indispensable d’activer les macros de Word, lesquelles sont par principe désactivées… Il faut donc cliquer sur le bouton “Options” de l’avertissement de sécurité. La boîte de dialogue “Options de sécurité Microsoft Office” s’ouvre alors. Cliquer sur la mention “Activer ce contenu”, puis “OK”.
Sélectionner alors l’onglet “Compléments” à la droite de la barre de menu de la fenêtre (à droite de “Affichage”). Puis cliquer sur le bouton “Insert Value”… Ceci permet d’ouvrir la fenêtre “XML Tree”. Cliquer sur le bouton “Load XML” pour afficher la totalité des variables d’OrthoWave sous forme d’une liste déroulante.
Tout est prêt pour la création du texte… Il est possible soit de le créer de proche en proche, en associant le texte fixe et d’y insérer les variables appropriées au fur et à mesure, soit comme dans le tutoriel, de créer d’abord le texte fixe avec des astérisques pour les variables, puis de copier-coller ce texte pour insertion successives de toutes les variables correspondantes.
L’exemple du tutoriel est un compte-rendu opératoire très basique qui permettra de visualiser les modalités d’insertion des variables, selon un processus similaire pour chacune d’entre elles… Ainsi nous voyons mettre en place le nom du chirurgien, ainsi que de l’établissement, puis la date d’intervention, le côté et les noms et date de naissance du patient… Il suffit à chaque fois de positionner le curseur dans le document Word, puis de sélectionner la variable dans la liste déroulante, qu’il est possible d’insérer à l’emplacement du curseur à l’aide du bouton “Insert”. Naturellement durant toute cette procédure, il reste possible de modifier le texte fixe ou de faire varier l’emplacement des diverses variables, selon le texte final souhaité.
Le modèle terminé, il reste à l’enregistrer. Fermer la fenêtre “XML Tree” et utiliser le menu “Fichier > Enregistrer sous” de MS Word. Il faut choisir l’endroit où le modèle doit être enregistré (il n’y a pas de localisation préférentielle, il suffira de se souvenir de l’endroit où il a été stocké…), puis taper le nom du modèle (ici: “TestEditTemplate”), puis sélectionner le format RTF en déroulant la liste déroulante des formats disponibles (ce choix du format RTF est capital, car sinon OW ne pourra pas le lire…). Cliquer sur “enregister”.
Word n’aime pas trop que l’on enregistre au format RTF, qui n’est pas son format de référence! Ne vous laissez pas impressionner par le message “Toutes les macros seront perdues si vous enregistrez au format rtf…” et confirmez l’enregistrement au format rtf en cliquant sur “oui”. Le modèle est prêt à être incorporé à la bibliothèque des documents disponibles dans votre base de données OrthoWave…
3- Incorporation dans la base OrthoWave et utilisation du modèle: (tutoriel n°3)
A partir de n’importe quelle fiche “arthroplastie” de n’importe quel patient, localisez l’article du menu “Documents” entre “Champs Utilisateur ” et “Fichiers Externes” et cliquez sur cet onglet “Documents”. La fenêtre “Documents” s’ouvre avec à gauche une liste de documents déjà disponibles dans la bibliothèque de la base de données OrthoWave, et à droit la liste des documents déjà insérés dans la fiche du patient de la fiche en cours de visualisation.
Notre fichier “TestEditTemplate” ne se trouve pas encore dans la bibliothèque… Il faut donc cliquer sur le bouton d’insertion de modèles (flèche bleue sur disquette). Cette action permet d’ouvrir le browser, de localiser le modèle qui vient d’être édité sur MS Word, et de l’ouvrir en cliquant sur le bouton correspondant. Immédiatement, notre modèle “TestEditTemplate” se trouve ajouté à la liste des modèles disponibles dans cette bibliothèque, une fois pour toutes. A noter que tout modèle peut être supprimé de la bibliothèque en le sélectionnant, puis en cliquant sur le bouton “effacer” à droite du bouton d’insertion des modèles…
Si l’on souhaite insérer un document au dossier du patient dont la fiche est ouverte, simplement sélectionner le modèle approprié, puis cliquer sur la flèche dirigée depuis la bibliothèque vers le dossier du patient…Il est alors possible de taper le nom du texte que l’on va incorporer dans le dossier du patient (par défaut, nom du modèle + nom du patient et date)…
Le document (ici “Mon documenttest.rtf”) se trouve alors ajouté à la liste des courriers et documents liés à la fiche arthroplastie du patient. Pour l’ouvrir, il suffit de double-cliquer sur le document en question. Il faut que l’extension .doc ait été correctement liée à la base de données OW (voir tutoriel n°1) pour permettre à MS Word d’ouvrir le document, lequel peut alors bénéficier de tous les aménagements du traitement de texte (utilisation de papier à en-tête, couleurs, changement de police de caractères, de style ou de couleurs…).
Ce document peut alors être imprimé ou sauvegardé dans n’importe quel dossier du disque dur… Il sera possible également de l’enregistrer plus tard, ou de le supprimer en cliquant respectivement sur les boutons “enregistrer sur disque = flèche rouge) ou “effacer”, situés en bas et à droite de la liste des documents de la fiche arthroplastie du patient.
A noter que cette bibliothèque de modèles, propre à chaque base de données, et enrichie au fur et à mesure par la création de nouveaux modèles (templates), servira également pour les procédures de mailing et de reconvocations automatiques ou manuelles…